费城的加糖饮料经销商和分销商通过承认和保存业务交易记录，互相帮助保持税收合规。
经销商向其加糖饮料分销商发送通知。 然后，分销商向经销商发送确认信。 分销商缴纳费城饮料税（PBT），并以电子方式汇给纽约市。 当PBT调查员进行实地访问时，交易商通过提供以下内容来证明合规：
- 他们的宾夕法尼亚州销售税免税表（用于确认地点）
- 经销商通知
- 分销商确认书
- 发票
经销商按照以下步骤收集文件。
经销商通知其分销商
经销商必须通知分销商他们在费城，分发给他们的加糖饮料受费城饮料税的保护。 纽约市保留一份已注册/ 已注册的官方分销商名单。 要完成此要求，经销商必须派遣分销商：
- 他们在宾夕法尼亚州销售转售销售税免税表格，上面有费城地址，或
- 经销商通知表，由税务局提供。
每当新的业务关系开始时，都应该这样做，之后至少每年都要这样做。
在费城有多个分支机构的经销商无需向每个地点的分销商发送单独的通知——一个就足够了。 但是，如果他们的某些地点在纽约市以外，他们应提醒分销商哪些饮料将在纽约市出售，哪些不在纽约市。 这样，分销商就可以避免对打算在费城以外零售的产品征税。
分销商确认
收到加糖饮料经销商的通知后，分销商应确认他们已注册/已注册申报并支付 PBT。 分销商使用税务局提供的分销商确认表提供此确认书。
宾夕法尼亚州销售税免税证明可以作为所需的通知。 如果分销商为地址为费城的经销商备有豁免证书，则分销商应：
- 向经销商发送确认他们是已注册/已注册的分销商，以及
- 在线申报和缴税。
发送和收取发票
分销商必须将每笔加糖饮料的交易记录在自己的发票上，或者在税务局提供的发票补充上记录。 分销商必须记录：
- 分发的应税饮料数量以及
- 应纳税金额。
这些信息可以以总计形式显示，也可以按项目显示。
一些经销商在费城内外都有分店，但PBT仅涵盖打算在该市出售的饮料。 分销商应要求拥有多个地点的经销商澄清其订单中有多少将留在费城进行零售。
如果经销商未能澄清，则分销商应假设该产品的100％应纳税。 如果分销商在提交退货后收到更新的订单信息，则分销商可以提交修改后的申报表。
经销商应将发票存档至少六年。
如果我不遵守通知确认流程怎么办？
在检查期间无法提供所需文件或出示无效文件的经销商将面临法律诉讼的风险。 法律诉讼可能包括1,000美元的违规罚款和暂停其商业活动许可证。
在费城零售店销售加糖饮料但未通知分销商的经销商有责任支付款项以及因违规行为而产生的任何费用和罚款。
请注意，经销商可能决定成为 “注册经销商” 或 “特殊经销商”。 注册经销商同意承担分销商的所有义务，包括申报和支付PBT。 特殊经销商是指获得税务局特别豁免的经销商，可以从注册分销商以外的其他人那里购买特定的加糖饮料。 因此，特种经销商负责为该特定饮料申报和支付PBT。