Idara, bodi, na tume zinaweza kutengeneza kanuni zinazowasaidia kutekeleza majukumu yao. Kuunda au kubadilisha kanuni kunahusisha hatua kadhaa. Kama sehemu ya mchakato huu, mwanachama yeyote wa umma anaweza kuomba kusikilizwa juu ya kanuni iliyopendekezwa.
Unaweza kuona kila kanuni ambayo imependekezwa tangu 2014 kwenye wavuti ya Idara ya Records. Huko, unaweza pia kupata:
- Tarehe usikilizaji kesi kusikilizwa zilizopangwa.
- Kusikia taarifa.
- Kanuni za mwisho.
Mchakato wa udhibiti
Idara zinaweza kupendekeza kanuni mpya au kubadilisha kanuni ya sasa. Idara lazima itume pendekezo kwa Idara ya Sheria kwa ukaguzi na ruhusa. Halafu, idara inawasilisha rasimu iliyoidhinishwa na Idara ya Kumbukumbu.
Mara baada ya idara kuwasilisha kanuni zao zilizopendekezwa, kipindi cha ukaguzi wa siku 30 huanza. Idara ya Kumbukumbu inachapisha kanuni iliyopendekezwa mkondoni. Pia wanatangaza pendekezo hilo katika magazeti matatu:
- Philadelphia Mulizaji
- Philadelphia
- Kisheria Intelligencer
Mtu yeyote anaweza kuomba usikilizaji kesi umma wakati wa kipindi cha ukaguzi wa siku 30. Kipindi hiki huanza tarehe ya kufungua.
Ili kuomba usikilizaji kesi umma, tuma barua pepe kwa regulations@phila.gov. Unaweza pia kuomba kusikilizwa kwa kutuma barua kwa:
Attn: Kanuni
Jiji la Philadelphia Idara ya Kumbukumbu
Jiji la Jiji, Chumba 156
Philadelphia, PA 19107
Ikiwa kuna ombi la kusikilizwa kwa umma, idara itapanga ratiba moja. Wakili wa jiji pia anahudhuria usikilizaji kesi.
Baada ya kusikilizwa, idara inaunda ripoti. Ripoti hiyo inathibitisha pendekezo au kuibadilisha, kwa ruhusa ya Idara ya Sheria. Idara lazima iwasilishe ripoti hii na Idara ya Kumbukumbu.
Ikiwa Idara ya Rekodi haipokei maombi yoyote usikilizaji kesi kusikilizwa ndani ya siku 30, kanuni inakuwa sheria. Kanuni hiyo inachukua athari mwishoni mwa kipindi cha siku 30.
Ikiwa kuna usikilizaji kesi, kanuni huanza kutumika siku 10 baada ya ripoti kuwasilishwa.