Rufaa inaweza kuwasilishwa ndani ya muda unaohitajika kwa kupokea katika ofisi ya Tume ya ombi lililoandikwa likidhihirisha nia ya kukata rufaa na kuelezea kwa ufupi hali ya uamuzi au jambo lililokataliwa. Unaweza kuwasilisha au kupeleka rufaa kupitia barua ya Marekani, barua pepe, faksi, au kupeleka mkono kwa ofisi ya Tume.

Tume ina fomu za rufaa za kawaida ambazo habari zinaweza kutolewa ili kuanzisha mamlaka ya Tume, wakati wa rufaa, na ikiwa mahitaji yote ya awali yametimizwa vizuri. Fomu moja tu ya rufaa inahitaji kuwasilishwa kwa kila rufaa; tume haihitaji nakala za ziada. Hakuna malipo kwa kufungua rufaa. Jaza fomu ya rufaa.

Kukosa faili kwa wakati unaofaa au kufuata mahitaji ya rufaa kunaweza kusababisha kukataliwa kwa rufaa.

Tume ya Utumishi wa Kiraia ina mamlaka ya usikilizaji kesi makundi yafuatayo ya rufaa:

• Matokeo kuhusu uwepo, asili, au uhusiano wa huduma ya ulemavu na mkurugenzi wa Rasilimali Watu au mamlaka ya kuteua ambayo inathiri vibaya rufaa
• Migogoro kuhusu kukataa kurudi kazini wakati imeagizwa kufanya hivyo na Mkurugenzi wa Matibabu/daktari wa Jiji au kwa sababu ya kukataa kukubali matibabu ya busara yanayohusiana na jeraha la kazini
• Athari mbaya kutokana na kukataa utoaji wa uwekaji kazi wa sekondari uliofanywa na mkurugenzi wa Rasilimali Watu kwa misingi ya madai ya ulemavu
• Kukataa faida chini ya kanuni ya 32 (ulemavu) kwa kushindwa kuripoti mapato kama inavyotakiwa na kanuni
• Kufukuzwa, kushushwa, kupunguzwa kwa malipo, na kusimamishwa kwa zaidi ya siku kumi za kalenda katika mwaka mmoja, baada ya kukamilika kwa kuridhisha kwa kipindi cha majaribio
• Alama za kushindwa kwenye vipimo vya mdomo kwa msingi wa madai ya upendeleo, makosa, au udanganyifu
• Layoffs juu ya ardhi kwamba utaratibu required haukuzingatiwa au kwamba kufutwa kazi si kufanywa kwa nia njema
• Kukataa maombi ya likizo ya kutokuwepo au kukataa upanuzi wa likizo hiyo, ambapo kukataa vile kuna athari ya kusababisha kujitenga kwa mfanyakazi na ajira
• Ukadiriaji wa ripoti ya utendaji wa jumla wa “Uboreshaji Unahitajika” au chini
• Kujiuzulu ambapo mfanyakazi anadai wamelazimishwa kujiuzulu kinyume na mapenzi yao na bila sababu tu

Tume ya Utumishi wa Kiraia haina mamlaka ya kuzingatia rufaa kutoka kwa kila hatua inayochukuliwa kuwa mbaya kwa wafanyikazi. Miongoni mwa vitendo vya kawaida ambavyo havikubaliki kwa tume ni:

• Kutostahiki maombi (Angalia Kanuni 8 - Maombi).
• Bao la mitihani iliyoandikwa (Angalia Kanuni 9.09 et seq. ).
• Masuala/malalamiko kuhusu kupandishwa vyeo (Tazama kanuni ya 11).
• Kufukuzwa au kukataliwa kwa mfanyakazi wa majaribio (Angalia Kanuni 14.042) au ripoti za utendaji wa majaribio (Angalia Kanuni 23.062).
• Kukataa kurejeshwa baada ya kujiuzulu (Angalia Kanuni 15.031).
• Kugawanyika kwa sababu ya kuachana na msimamo (Angalia Kanuni 22.01).

Rufaa wanaweza kuwakilishwa katika hatua yoyote na hatua zote za kesi mbele ya tume na wakili wa kisheria aliyelazwa kwa Baa ya Jumuiya ya Madola ya Pennsylvania au kaunti yake yoyote au mwakilishi wa umoja wa kitengo chochote cha majadiliano kilichoidhinishwa. Waombaji wanaotaka kujiwakilisha wataruhusiwa kufanya hivyo mradi tume imeridhika kwamba mwombaji hataki fursa zaidi ya kupata uwakilishi.

Huduma ya arifa itatolewa kwa ushauri tu wakati muonekano wa maandishi umewasilishwa. Kufungua kwa rufaa iliyosainiwa na shauri itazingatiwa kama kuingia kwa kuonekana.

1. Idara, kupitia mwakilishi wake, itakuwa na mzigo wa uthibitisho katika rufaa ya kufukuzwa, kushushwa, na kusimamishwa ili kuonyesha usahihi wa mashtaka dhidi ya rufaa. Katika rufaa ya Kanuni ya 32.11, mzigo uko juu ya idara kubaini kuwa ulemavu wa mfanyakazi umekoma au umebadilishwa na kwamba kazi ilipatikana ndani ya uwezo wa mwili wa mfanyakazi kufanya. Katika kesi zingine zote, pamoja na rufaa zingine za ulemavu, mzigo wa uthibitisho utakuwa juu ya mwombaji. Chama kilicho na mzigo wa uthibitisho atakuwa na jukumu la kuendelea kwanza; Walakini, tume inaweza kuomba kwamba idara iendelee kwanza tu kuwasilisha rekodi au msingi mwingine ambao ilichukua hatua hiyo chini ya rufaa.
2. Majadiliano yote yatarekodiwa. Rekodi itaandikwa kwa ombi au ikiwa rufaa kwa Mahakama imewasilishwa. Nakala za maelezo ya ushuhuda zinaweza kununuliwa kutoka kwa tume. Waombaji na wawakilishi wao wa kisheria wanaweza kuchunguza yaliyomo kwenye faili yao ya rufaa kwa ombi lililoandikwa kwa tume.
3. Idara na mwombaji, au mwakilishi, ataruhusiwa fursa nzuri ya kuchunguza mashahidi na kupinga maswali au kuanzishwa kwa ushahidi uliopendekezwa. Mashahidi wote watashuhudia kwa kiapo au uthibitisho.
4. Wanachama wataelezea ukweli wote ambao hauna mgogoro. Ikiwa wahusika hawawezi kuelezea ukweli wowote, ukurasa mmoja, taarifa za ufunguzi zilizo na nafasi mbili zitawasilishwa na pande zote mbili badala ya hoja za ufunguzi wa mdomo, na taarifa kama hizo lazima ziwasilishwe siku tano kabla ya tarehe ya kusikilizwa.
5. Sheria za kiufundi za ushahidi hazitumiki kwa sababu kesi hiyo ni ya kiutawala, na haki kwa mwombaji na idara inahitaji ukweli wote unaohusu kesi hiyo uwasilishwe bila kujali sheria zozote za kisheria, za kutengwa. Ulinzi zaidi unapewa idara na kwa mkata rufaa kwa mahitaji kwamba matokeo na maamuzi ya tume lazima yawe kwa maandishi.
6. Ukweli wote na ushahidi unaohusu rufaa lazima uwasilishwe ipasavyo:
   • usikilizaji kesi halisi - kwa Tume na shauri linalopinga (au rufaa, ikiwa haliwakilishwa) kwa barua pepe siku mbili kabla ya tarehe ya kusikilizwa iliyopangwa. Taarifa za ufunguzi lazima zitolewe pia. Taarifa hazitasomwa au kusikilizwa wakati wa kusikilizwa.
   • usikilizaji kesi kibinafsi - wakati wa usikilizaji kesi. Nakala tano za maonyesho zinapaswa kutolewa wakati wa usikilizaji kesi (nakala nne za tume, pamoja na nakala moja kwa chama kinachopinga).
7. Rekodi za matibabu, ripoti, na nyaraka zingine muhimu, ikiwa imeombwa kwa maandishi, lazima zibadilishwe kabla ya kusikilizwa. Tume inaweza kuomba kwamba ushahidi wa ziada uwasilishwe ikiwa unaona ushahidi kama huo ni muhimu.
8. Maonyesho yaliyowasilishwa kwa kusikilizwa ni rekodi za umma na lazima zibadilishwe kulingana na Sera ya Upataji wa Umma ya Mfumo wa Mahakama ya Umoja wa Pennsylvania. habari yafuatayo ya siri hayatajumuishwa katika hati yoyote iliyowasilishwa na tume:
   • Tarehe za kuzaliwa
   • Hesabu ya Usalama wa Jamii
   • Nambari za akaunti ya kifedha (isipokuwa: nambari ya akaunti ya kifedha inayotumika inaweza kutambuliwa na nambari nne za mwisho wakati akaunti ya kifedha ndio mada ya kesi hiyo na haiwezi kutambuliwa vinginevyo)
   • Nambari za leseni ya dereva
   • Nambari za Kitambulisho cha Jimbo (SID)
   • Majina ya watoto na tarehe za kuzaliwa isipokuwa wakati mdogo anashtakiwa kama mshtakiwa katika suala la jinai (angalia 42 Pa.CS § 6355)
   • Anwani ya mwathiriwa wa unyanyasaji na habari zingine za mawasiliano, pamoja na jina la mwajiri, anwani, na ratiba ya kazi, katika vitendo vya mahakama ya familia kama inavyofafanuliwa na Pa.RC.P. 1931 (a), isipokuwa jina la mwathiriwa.
9. Kwa ujumla, ripoti za matibabu na rekodi, zilizothibitishwa vizuri, au amana zitakubaliwa badala ya muonekano wa kibinafsi na daktari.
10. Juu ya rufaa ya ulemavu, tume haiwezi kuzingatia ushahidi ambao haukuwasilishwa katika kiwango cha idara na inaweza kuweka rufaa hizo kwa idara kwa kuzingatia tena ushahidi mpya.
11. Mwendo wote na marekebisho yanayohusu rufaa yatazingatiwa wakati wa kusikilizwa na/au kushughulikiwa katika uamuzi ulioandikwa.
12. Baada ya pande zote mbili kuwasilisha kesi yao, tume inaweza kusikia hoja za mdomo za kufunga kutoka pande zote mbili. Tume inaweza, kwa hiari yake, kuweka mipaka ya wakati juu ya hoja za kufunga au inaweza kuhitaji kwamba hoja, muhtasari, au kumbukumbu ziwasilishwe kwa maandishi ndani ya muda uliowekwa. Hakutakuwa na kukataa kwa hoja za kufunga.
13. Mwendelezo unaweza kuombwa, lakini utapewa tu kwa sababu nzuri. Maombi lazima yawe kwa maandishi, lazima yapokewe na tume angalau siku kumi kabla ya tarehe ya kusikilizwa, na lazima iwe na sababu ya ombi na kutoa tarehe za kupatikana kwa vyama. Maombi ya marehemu yatafanywa na Tume wakati wa usikilizaji kesi uliopangwa. Tume inaweza kukataa maombi ya marehemu na kuhitaji kwamba rufaa iendelee kama ilivyopangwa. Tume haitafurahisha maombi ya kuendelea kwa orodha za “lazima-kusikika”. Nakala za maombi ya mwendelezo lazima zitumiwe kwa chama pinzani au shauri lao.
14. Ikiwa chama chochote kitashindwa kuonekana, iwe kibinafsi au kwa shauri kwa kutokuwepo kwao, rufaa inaweza kutolewa na Tume kwa mwendo wake mwenyewe, au kwa mwendo unaofaa wa chama kinachopinga. Rufaa inaweza kufutwa kazi ama au bila ubaguzi kulingana na hali katika kila kesi.
15. Katika hali zinazofaa, Tume, kwa mwendo wake mwenyewe, inaweza kuagiza uchunguzi wa matibabu usio na upendeleo katika rufaa za ulemavu kusaidia katika uamuzi wake wa kesi ngumu.
16. Makamishna wawili wataunda akidi kwa vikao vyote, isipokuwa kwamba usikilizaji wa ripoti ya ulemavu na utendaji unaweza kusikilizwa na Kamishna mmoja.

Kanuni za Utumishi wa Umma 5.07 na 6.04 zinasema kwamba Mkurugenzi wa Rasilimali Watu atakagua rufaa zote za kurekebisha Uainishaji na Mipango ya Malipo na atapanga rufaa hizo kusikilizwa mbele ya Tume. Kwa mujibu wa hayo, Mkurugenzi atatoa mapendekezo kwa au dhidi ya mabadiliko yoyote yaliyopendekezwa katika Uainishaji na Mipango ya Malipo na, ikiwa Tume itakubali marekebisho hayo, Mkurugenzi wa Rasilimali Watu lazima awasilishe marekebisho hayo kwa Mkurugenzi Mtendaji na Mkurugenzi wa Fedha.

Kwa mujibu wa Sehemu ya 7-200 ya Mkataba wa Sheria ya Nyumbani, Tume imeidhinishwa kumshauri Meya na Mkurugenzi wa Rasilimali Watu wa shida zinazohusu utawala wa Rasilimali Watu katika huduma ya Jiji na imeidhinishwa kufanya uchunguzi ambao unaona kuhitajika na kuwasilisha mapendekezo kwa Meya na Mkurugenzi wa Rasilimali Watu.