Os revendedores devem notificar os distribuidores de que estão na Filadélfia e que as bebidas açucaradas distribuídas a eles estão cobertas pelo Imposto sobre Bebidas da Filadélfia. A cidade mantém uma lista de distribuidores oficiais registrados. Para cumprir esse requisito, um revendedor deve enviar aos distribuidores:

• Seu formulário de isenção de imposto sobre vendas à venda para revenda na Pensilvânia com um endereço na Filadélfia, ou
• Um formulário de notificação do revendedor, fornecido pelo Departamento de Receita.

Isso deve ser feito sempre que um novo relacionamento comercial for iniciado e, pelo menos, anualmente depois disso.

Revendedores com vários locais na Filadélfia não precisam enviar avisos separados aos distribuidores para cada local — basta um. No entanto, se alguns de seus locais estiverem fora da cidade, eles devem alertar o distribuidor sobre quais bebidas devem ser vendidas na cidade e quais não. Dessa forma, o distribuidor evita impostos sobre produtos destinados à venda no varejo fora da Filadélfia.

Ao receber uma notificação de um revendedor de bebidas açucaradas, o distribuidor deve confirmar que está registrado para registrar e pagar o PBT. Os distribuidores fornecem essa confirmação usando o formulário de confirmação do distribuidor fornecido pelo Departamento de Receita.

Um certificado de isenção de imposto sobre vendas da Pensilvânia pode servir como a notificação necessária. Se um distribuidor tiver um certificado de isenção registrado para um revendedor com endereço na Filadélfia, o distribuidor deve:

• Envie uma confirmação ao revendedor de que ele é um distribuidor registrado e
• Registre e pague o imposto on-line.

Os distribuidores devem registrar cada transação de bebidas açucaradas em suas próprias faturas ou em um suplemento de fatura fornecido pelo Departamento de Receita. Os distribuidores devem registrar:

• O volume de bebidas tributáveis distribuídas e
• O valor do imposto devido.

A informação pode ser apresentada como um total geral ou por item.

Alguns revendedores têm escritórios dentro e fora da Filadélfia, mas o PBT cobre apenas bebidas destinadas à venda na cidade. Um distribuidor deve pedir aos revendedores com vários locais que esclareçam quanto de seu pedido será retido para venda no varejo na Filadélfia.

Se o revendedor não esclarecer, o distribuidor deve presumir que 100% do produto é tributável. Se o distribuidor receber informação atualizada do pedido após a apresentação da devolução, o distribuidor poderá apresentar uma devolução corrigida.

Os revendedores devem manter as faturas arquivadas por pelo menos seis anos.

Um revendedor que não puder fornecer os documentos necessários durante uma inspeção ou apresentar documentos inválidos corre o risco de uma ação legal. A ação legal pode incluir uma multa de não conformidade de $1.000 e a suspensão de sua Licença de Atividade Comercial.

Os revendedores que vendem bebidas açucaradas no varejo na Filadélfia e não notificam seus distribuidores são responsáveis pelo pagamento, bem como por quaisquer taxas e penalidades por não conformidade.

Observe que um revendedor pode decidir ser um “revendedor registrado” ou um “revendedor especial”. Um revendedor registrado concorda em assumir todas as obrigações de um distribuidor, incluindo arquivar e pagar o PBT. Um revendedor especial é um revendedor que recebe uma isenção especial do Departamento de Receita para comprar uma bebida adoçada específica de alguém que não seja um distribuidor registrado. Como resultado, o revendedor especial assume a responsabilidade de registrar e pagar o PBT dessa bebida específica.

Os revendedores que discordam de uma avaliação de auditoria do PBT podem entrar com um recurso no Conselho de Revisão Fiscal.