Use esta página se as despesas federais totais da sua organização de todas as fontes de financiamento federais forem de $750.000 ou mais.
Visão geral
Todas as organizações devem enviar:
- Um formulário de cronograma de financiamento governamental federal (SOFGF). Veja as instruções para concluir o SOFGF
- Um formulário do IRS 990 ou uma declaração confirmando que você não precisa preencher um.
- Um relatório de auditoria e documentos relacionados.
- Informações sobre o uso de fundos federais para pagar sua auditoria.
Algumas organizações devem enviar:
- Um formulário do IRS 8868 (solicitação de extensão).
- Uma solicitação de prorrogação para enviar um relatório de auditoria à cidade.
Para obter instruções completas, consulte os requisitos de envio do relatório de auditoria no valor de $750.000 ou mais.
Enviando o Formulário 990 e o Formulário 8868 do IRS
| Se... | então você deve enviar... |
|---|---|
| Você está preenchendo um Formulário 990 | Uma cópia do seu Formulário 990 dentro de cinco dias após o envio ao IRS |
| Você está preenchendo um Formulário 990 E solicitando uma extensão |
|
Detalhes da submissão
Você deve enviar uma cópia do Formulário 990 para o ano fiscal (FY) ou ano civil (CY) da sua organização que termina entre 1º de julho de 2023 e 30 de junho de 2024. Seu Formulário 990 deve ser:
- Assinado por um funcionário da sua organização e pelo preparador, ou
- Foram enviados eletronicamente ao IRS.
O prazo do IRS para o Formulário 990 é baseado na data de término do FY ou CY de uma organização. Isso significa que cada organização terá seu próprio prazo para enviar seu Formulário 990 (e o Formulário 8868, se aplicável) ao DHCD.
Como enviar
Você pode enviar seus materiais eletronicamente para dhcd.auditing@phila.gov. Se você preferir enviar cópias impressas, envie-as para:
Unidade de auditoria DHCD
1234 Market St., 17º andar
Filadélfia, Pensilvânia 19107
Documentando e enviando seu contrato de auditoria
| Documento | Prazo para envio ao DHCD |
|---|---|
| Carta de apresentação para materiais de noivado | 26 de agosto de 2024 |
| Notificação de contratação de auditor independente | 26 de agosto de 2024 |
| Carta de contratação de auditoria | 26 de agosto de 2024 |
| Avaliação por pares mais recente do seu auditor | 26 de agosto de 2024 |
Detalhes da submissão
Para sua carta de apresentação, inclua declarações indicando se:
- Sua organização, para essa auditoria, está no segundo ano ou no ano subsequente de um contrato de auditoria plurianual.
- Sua organização usou ou usará qualquer fonte de fundos federais passada pelo DHCD para pagar por essa auditoria.
Sua carta de contratação de auditoria deve ser assinada por sua organização e pelo contador público independente (IPA) contratado por sua organização. Deve incluir:
- Confirmação de que a auditoria será realizada de acordo com o Guia de Auditoria de Sub-Destinatários da Cidade da Filadélfia.
- Uma cláusula que permite o acesso a documentos de trabalho por representantes da DHCD ou de seus representantes e/ou agências de repasse.
- Uma indicação se sua auditoria faz parte de um contrato de auditoria de vários anos.
Seu auditor deve ser capaz de fornecer a você a avaliação por pares mais recente.
Como enviar
Você pode enviar seus materiais eletronicamente para dhcd.auditing@phila.gov. Se você preferir enviar cópias impressas, envie-as para:
Unidade de auditoria DHCD
1234 Market St., 17º andar
Filadélfia, Pensilvânia 19107
Enviando seu relatório de auditoria
| Documento | Prazo para envio ao DHCD |
|---|---|
| Relatório de auditoria único | Dentro de 4 meses após o final do FY/CY da organização |
| Formulário de coleta de dados (DCF) | Dentro de 4 meses após o final do FY/CY da organização |
| Carta de administração, se aplicável | Dentro de 4 meses após o final do FY/CY da organização |
| Solicitação de extensão, se aplicável | Pelo menos duas semanas antes da entrega de um único relatório de auditoria |
Detalhes da submissão
Você deve enviar documentos de relatório de auditoria para o ano fiscal (FY) ou ano civil (CY) da sua organização que termina entre 1º de julho de 2023 e 30 de junho de 2024.
Se o auditor da sua organização tiver preenchido uma carta de administração, você deverá incluí-la em sua submissão.
Se você quiser solicitar uma extensão, envie um e-mail para dhcd.auditing@phila.gov. Certifique-se de incluir:
- Uma breve explicação do motivo pelo qual você está solicitando uma extensão.
- Sua data de extensão preferida.
Sua organização pode ser suspensa de receber fundos do DHCD se você não cumprir esses prazos de envio.
Como enviar
Envie uma cópia eletrônica para dhcd.auditing@phila.gov.
Envie duas cópias impressas para a unidade de auditoria do DHCD no seguinte endereço:
Unidade de auditoria DHCD
1234 Market St., 17º andar
Filadélfia, Pensilvânia 19107
Envie uma cópia impressa para o Departamento Financeiro no seguinte endereço:
Edifício de Serviços
Municipais da Unidade de Contabilidade de Subsídios
1401 John F. Kennedy Blvd.
Sala 1380
Filadélfia, Pensilvânia 19102
Documentando como você pagou por sua auditoria
Para auditorias pagas com fundos não federais
Se sua organização não usou ou não usará fundos federais para pagar sua auditoria, envie uma declaração para confirmá-la.
Você não precisa usar ou enviar sua solicitação de propostas (RFP), embora seja incentivado a usá-la ao procurar um auditor. Para ver um exemplo, veja nosso exemplo de RFP.
Para auditorias pagas com fundos federais
Se sua organização usou ou usará fundos federais repassados pelo DHCD para pagar por sua auditoria, você precisará enviar informação sobre como selecionou seu contador público independente (IPA). Isso incluirá sua solicitação de propostas (RFP).
| Documento | Prazo para envio ao DHCD |
|---|---|
| Lista de IPAs contatados para RFP | 26 de agosto de 2024 |
| Exemplo da carta da sua organização aos IPAs | 26 de agosto de 2024 |
| A RFP da sua organização para serviços de auditoria | 26 de agosto de 2024 |
| Cópias de todas as propostas de auditoria recebidas | 26 de agosto de 2024 |
| Resumo do processo de seleção do IPA da sua organização | 26 de agosto de 2024 |
Detalhes da submissão
O resumo do processo de seleção do IPA da sua organização deve descrever:
- As propostas de auditoria que você recebeu.
- Por que você escolheu o IPA selecionado.
Se você publicou um anúncio de RFP, inclua:
- Uma cópia do anúncio em si.
- Os nomes dos jornais em que foi publicado.
- As datas em que foi publicado.
Como enviar
Você pode enviar seus materiais eletronicamente para dhcd.auditing@phila.gov. Se você preferir enviar cópias impressas, envie-as para:
Unidade de auditoria DHCD
1234 Market St., 17º andar
Filadélfia, Pensilvânia 19107