En tant que registraire des actes de Philadelphie, le Département des archives tient des archives et des documents publics. La majorité des documents que les gens enregistrent sont liés à l'immobilier.
Les particuliers peuvent enregistrer un document par courrier ou en personne.
Les entreprises peuvent également enregistrer des documents et avoir la possibilité d'enregistrer des documents électroniquement par le biais d'un service d'enregistrement tiers.
Les documents les plus couramment enregistrés par des particuliers sont des actes. Pour ajouter, supprimer ou modifier un nom sur un acte, demandez à un avocat, à une société de titres ou à un autre professionnel de l'immobilier de préparer l'acte. Enregistrez ensuite le nouvel acte auprès du département des archives.
Exigences relatives à l'enregistrement des documents
Assurez-vous que votre document est conforme aux exigences ci-dessous.
- Le document doit être sur du papier blanc de 8,5 pouces par 11 pouces et dactylographié avec une taille de police de 10 points à l'encre noire. Le texte doit être imprimé sur un seul côté.
- Marges du document : La première page doit comporter une marge de 3 pouces en haut. Le côté gauche doit contenir le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du parti « Préparé par » et « Retour à ». Le reste de la première page doit comporter des marges de 1 pouce. Toutes les autres pages doivent avoir des marges de 1 pouce sur tous les côtés.
- Le document doit être daté.
- Le document doit comporter les noms de toutes les parties saisis dans les légendes OR et EE.
- Le document doit concerner une propriété de Philadelphie et contenir une description détaillée ainsi que l'adresse postale de la propriété mentionnée dans le document.
- Le document doit avoir un accusé de réception par un notaire public et doit inclure les éléments suivants : État, comté, date, comparution des personnes/dirigeants, signature du notaire et date d'expiration du notaire. L'utilisation du sceau de notaire est facultative pour les notaires de Pennsylvanie. Le cachet du notaire doit être clair et lisible.
- Les noms figurant dans la légende OR, les signatures et l'accusé de réception doivent être identiques.
- Dans le cas d'un transfert par une société, un partenariat ou toute autre entité, un agent autorisé doit signer le document.
- Les actes, les hypothèques et les cessions doivent comporter une adresse certifiée signée du bénéficiaire ou du créancier hypothécaire.
- La contrepartie indiquée doit être totale et complète. Les montants numériques doivent correspondre aux montants écrits sur les actes et les hypothèques.
- Les actes doivent être accompagnés de toutes les taxes de transfert immobilier applicables (sauf exemption) et du certificat fiscal de transfert immobilier de Philadelphie et de la déclaration de valeur des droits de transfert immobilier de Pennsylvanie dûment remplis. Vous devez remplir le certificat municipal en deux exemplaires.
En personne ou par courrier
Apportez le document que vous souhaitez enregistrer au département des archives ou envoyez-le par la poste à :
Département des archives, hôtel de
ville, salle 111,
1400 John F. Kennedy Boulevard,
Philadelphie, Pennsylvanie 19107
Heures d'ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h. Vous devez être dans la salle 111 avant 15 h 45 pour que votre document soit enregistré ce jour-là.
Si vous enregistrez votre document en personne, vous recevrez le document original enregistré au comptoir. Si vous enregistrez trois documents ou plus, vous devez les déposer pour qu'on vienne les récupérer ultérieurement.
Si vous nous envoyez votre document original par la poste, incluez une enveloppe affranchie et pré-adressée pour le retourner.
En ligne
Les entreprises peuvent soumettre des documents en ligne par l'intermédiaire de l'un des deux fournisseurs d'enregistrement électronique : Simplifile et CSC eRecording.
Coût
Les frais d'enregistrement d'un acte ou d'un autre document varient. Vous pouvez consulter tous les frais d'enregistrement des documents auprès du Département des archives.
Si vous êtes le conjoint survivant de la personne dont le nom figure sur l'acte, vous pouvez bénéficier d'une dispense d'une partie des frais d'enregistrement.
Vous pouvez enregistrer et copier gratuitement un document de décharge militaire.
Paiement
Vous pouvez payer en espèces, par mandat-poste, par chèque professionnel ou par chèque certifié. Nous n'acceptons pas les chèques personnels, les cartes de crédit ou de débit.
Le paiement de tous les frais et taxes doit être effectué par chèques séparés. Faites des chèques pour la taxe d'État payable au « Commonwealth de Pennsylvanie ». Faites des chèques pour la taxe municipale et les frais d'enregistrement payables à la « ville de Philadelphie ».
Les paiements pour les documents enregistrés électroniquement sont effectués par le biais de paiements électroniques appelés Automated Clearing House (ACH).