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Cette page contient des réponses aux questions courantes sur l'intégrité et l'éthique au sein de l'administration municipale.
Les sujets abordés incluent :
Si quelqu'un m'offre un cadeau, un repas ou une invitation, puis-je l'accepter ?
Cela dépend de la personne qui fait l'offre. En tant qu'employé de la Ville, vous devez agir uniquement dans le meilleur intérêt de la Ville. Vos actions et décisions en tant qu'employé de la Ville ne doivent pas être affectées (ou sembler être affectées) par les cadeaux ou avantages que vous pourriez recevoir.
Tous les employés et fonctionnaires de la ville sont soumis à la charte de la ville, au code d'éthique de la ville et à la loi sur l'éthique de l'État.
En vertu de l'article 10-105 de la charte de la ville, les fonctionnaires et employés rémunérés de la ville ne doivent ni demander ni accepter de gratification pour un « acte ou une omission » commis dans le cadre de leur travail. Un pourboire peut être un cadeau, un repas ou une invitation.
En vertu de l'article 20-604 du code d'éthique de la ville, les employés et les fonctionnaires de la ville ne doivent pas :
En vertu de l'article 1103 (c) de la loi sur l'éthique de l'État, certains employés de la ville ne doivent ni demander ni accepter quoi que ce soit de valeur monétaire, étant entendu que cela pourrait vous influencer. Cela inclut :
Les employés municipaux relevant de la juridiction/compétence du Maire doivent également respecter le Décret exécutif du Maire sur les cadeaux, 10-16. Cela n'inclut pas les autres élus et leur personnel. En vertu de cet ordre, les employés ne peuvent pas accepter de cadeaux, quelle que soit leur valeur ou les intentions du donateur. Les exceptions sont très limitées.
Le responsable de l'intégrité peut répondre aux questions concernant la commande. Vous devriez également consulter les règles et règlements, notre guide utile d'une page et la vidéo sur la marche à suivre si vous recevez un cadeau.
Les bonnes règles de base à garder à l'esprit sont les suivantes :
Et si quelqu'un envoie des billets de concert à mon bureau ?
Si quelqu'un qui fait affaire avec votre département envoie des billets de concert à votre bureau, la réponse est « Non, merci ».
Si un cadeau ou une invitation vous est laissé sur votre lieu de travail, trois choix s'offrent à vous :
Si vous retournez le cadeau ou refusez l'invitation, vous devez écrire une note au donateur expliquant pourquoi votre action était nécessaire.
Vous devez également envoyer un avis de votre décision au directeur exécutif du conseil d'éthique et à votre supérieur direct. Les employés du pouvoir exécutif doivent également envoyer cet avis au directeur de l'intégrité (CIO) et à l'inspecteur général (IG).
Et si quelqu'un envoie des fleurs à mon bureau ?
Si quelqu'un vous laisse un cadeau périssable, comme une corbeille de fruits ou des fleurs, trois options s'offrent à vous :
Vous devez effectuer l'une de ces opérations dans les trois jours suivant la réception du cadeau.
Si vous recevez quelque chose qu'il n'est pas pratique de retourner ou s'il provient d'un donateur anonyme, vous devez en informer le chef de votre ministère, agence, bureau, conseil ou commission. Ils détermineront une utilisation équitable du cadeau. Vous devez également envoyer une note au donateur pour le remercier de l'article et lui demander de ne rien envoyer d'autre.
L'article 4 du décret du maire sur les cadeaux prévoit des exceptions limitées à l'interdiction des cadeaux. Vous ne pouvez jamais accepter d'argent comptant ou de carte-cadeau, quel qu'en soit le montant. Signalez immédiatement les cadeaux en espèces à l'inspecteur général.
On m'a demandé de faire une présentation lors d'une conférence. Les organisateurs de l'événement m'ont proposé de payer ma présence et mes frais de voyage. Que dois-je faire ?
Dans certaines circonstances, un cadeau peut être considéré comme un « cadeau à la Ville » plutôt qu'à vous personnellement. Cela s'applique généralement aux invitations à des conférences ou à des réceptions, plutôt qu'aux objets tangibles. Si l'acceptation d'un cadeau ou la participation à un événement sont plus bénéfiques pour la Ville que pour l'invité, cela ne contreviendrait pas à l'interdiction des cadeaux.
Si un employé ou un fonctionnaire est invité à un événement autrement interdit, le chef de l'agence ou du service (ou son représentant désigné) doit décider si l'invité est la personne logique pour représenter la ville lors de l'événement. L'agent approbateur doit fournir un agrément écrit. L'agrément doit inclure :
Le responsable approbateur doit prendre en compte les points suivants :
Si vous avez des questions, envoyez un e-mail au responsable de l'intégrité à integrity@phila.gov ou appelez le (215) 686-2178 ou le (215) 686-2120.
Si quelqu'un vous offre un cadeau ou une invitation qui semble être un pot-de-vin, envoyez rapidement un e-mail au Bureau de l'inspecteur général à oig@phila.gov ou appelez le (215) 686-1770.
Dans certains cas, il se peut que vous deviez divulguer un cadeau dans le cadre de vos obligations de divulgation financière en tant que fonctionnaire ou employé de la Ville. Consultez la section FAQ sur les informations financières pour en savoir plus.
Puis-je accepter un pourboire pour mon bon travail ?
Non En tant qu'employés du secteur public, nous travaillons selon des normes différentes de celles appliquées dans le secteur privé. Nous ne devons pas donner l'impression d'être affectés par l'attente d'une récompense autre que l'argent des impôts que nous payons.
En vertu de l'article 10-105 de la charte de la ville, les fonctionnaires et employés rémunérés de la ville ne doivent ni demander ni accepter de gratification pour un « acte ou une omission » commis dans le cadre de leur travail. Vous devez refuser ces offres, même si elles sont bien intentionnées. Si vous appuyez dessus, vous pouvez expliquer qu'accepter un pourboire vous causerait des problèmes. Vous pouvez suggérer à la personne d'écrire plutôt une note de remerciement à votre superviseur.
Si vous pensez que quelqu'un offre quelque chose destiné à être un pot-de-vin, envoyez un e-mail au Bureau de l'inspecteur général à oig@phila.gov ou appelez-le au (215) 686-1770.
Puis-je accepter des honoraires pour prendre la parole en ma qualité officielle ?
Les honoraires sont des paiements effectués pour un acte ou un service professionnel sans frais formels. Cela inclut souvent des œuvres publiées, des apparitions, des discours et des présentations.
L'article 1103 (d) de la loi sur l'éthique de l'État interdit aux employés et aux fonctionnaires de percevoir des honoraires. Cela vaut également pour les membres des conseils et des commissions de la ville. Vous devez refuser toute offre d'honoraires.
La personne offrant les honoraires peut suggérer qu'ils pourraient être donnés à un organisme de bienfaisance choisi par le fonctionnaire. Cela est également interdit car le fonctionnaire continuerait à contrôler l'argent.
Les plaques et les petits jetons ayant une valeur économique minimale (comme un stylo ou une tasse) ne sont pas considérés comme des honoraires.
Est-ce un problème si moi-même ou un membre de ma famille avons un intérêt financier dans une décision que je dois prendre au travail ?
Oui Les articles 1102 et 1103 (a) de la loi sur l'éthique de l'État et l'article 20-607 du code d'éthique municipal interdisent aux employés de la ville et aux membres d'un conseil ou d'une commission municipal de prendre des décisions ou de prendre des mesures susceptibles d'affecter vos intérêts financiers ou ceux de votre famille.
Cela peut concerner :
Vous devez divulguer le conflit d'intérêts et vous disqualifier de toute implication dans la décision. Vous devez le faire avant que la décision ne soit prise ou que des mesures ne soient prises.
En cas de doute, demandez conseil au conseil d'éthique avant d'agir.
Que dois-je faire si, en tant qu'employé de la Ville, je suis en conflit d'intérêts ?
Si vous êtes en mesure de prendre des mesures officielles susceptibles d'avoir une incidence financière sur vos intérêts ou ceux de votre famille, vous devez déposer une lettre révélant cet intérêt et vous disqualifier de toute action à ce sujet. Pour les conflits qui ne concernent pas la législation, vous devez déposer une lettre qui :
La lettre doit être envoyée par courrier recommandé ou certifié à l'adresse suivante :
Pour obtenir des informations ou des conseils supplémentaires, demandez conseil au conseil d'éthique avant d'agir.
Puis-je participer à un organisme communautaire ou caritatif en tant que bénévole non rémunéré dont le dossier est soumis à la Ville ?
Cela dépend. En tant que bénévole non rémunéré, vous n'avez peut-être aucun intérêt financier, mais un conflit pourrait exister en vertu de la loi sur l'éthique de l'État. En outre, en vertu de l'article 20-602 du code d'éthique de la ville, les fonctionnaires et les employés de la ville ne doivent pas représenter d'autres personnes dans les affaires de la ville. Cela inclut les organisations communautaires ou caritatives. Vous devriez demander conseil au conseil d'éthique avant d'agir.
Puis-je écouter le discours d'une entreprise ou d'une personne qui souhaite vendre un produit ou un service à la Ville ?
Tout d'abord, vous n'êtes pas obligé de rencontrer quelqu'un qui souhaite plaider en faveur des affaires de la ville.
S'il s'agit d'un produit ou d'un service qui, selon vous, pourrait profiter à la Ville, vous êtes autorisé à recevoir des informations à ce sujet. Cependant, vous devez le faire de manière à ce que la Ville obtienne le meilleur rapport qualité-prix et soit équitable envers les fournisseurs potentiels. Vos actions doivent également respecter les règles d'approvisionnement et d'éthique applicables.
Suggérez au fournisseur potentiel de vous envoyer plus d'informations. Vous pouvez également rencontrer le fournisseur potentiel dans votre bureau ou lors d'une réunion virtuelle, mais plusieurs employés de la Ville doivent être présents. Vous ne pouvez pas accepter un repas ou une invitation à un événement de la part d'un fournisseur potentiel pour discuter de la possibilité de faire affaire avec la Ville. Ne révélez pas que la Ville prévoit de soumissionner pour un produit ou un service en particulier, et ne promettez aucune entreprise municipale au fournisseur potentiel.
Si vous pensez que le produit ou le service proposé profiterait à la Ville, vous devez suivre les règles d'approvisionnement de la Ville. Votre ministère doit demander des offres ou des propositions pour le produit ou le service. Tous les fournisseurs potentiels peuvent alors répondre à l'appel d'offres.
Puis-je obtenir un deuxième emploi en dehors de celui de la Ville ?
Cela dépend de votre rôle au sein de la Ville, ainsi que du type de deuxième emploi.
Le décret exécutif 12-16 définit les règles relatives au travail extérieur et indépendant. Ces règles garantissent que votre deuxième emploi n'interfère pas avec votre travail pour la Ville. Le décret exécutif :
Pour plus d'informations sur le décret, demandez conseil à votre responsable des ressources humaines ou au Bureau du responsable de l'intégrité.
Vous ne pouvez pas utiliser un congé de maladie ou d'accident de la Ville pour effectuer un emploi à l'extérieur. Si vous tombez malade, blessé ou invalide en raison de votre emploi extérieur, il se peut que vous ne receviez pas de congés de maladie payés ou d'indemnités pour accident de la part de la Ville. Vous devez également indiquer la rémunération liée à votre emploi externe sur tous les formulaires de déclaration de situation financière que vous êtes tenu de déposer.
Il s'agit de règles générales. Comme indiqué ci-dessus, votre agence ou ministère peut avoir une politique plus restrictive en matière d'emploi externe. Avant de chercher ou d'accepter un emploi extérieur, assurez-vous que cela ne viole aucune politique de votre agence ou département.
Outre le décret, les règlements de la fonction publique s'appliquent à vous. Ces réglementations autorisent l'emploi à l'extérieur, uniquement si :
Si vous optez pour un emploi externe ou indépendant, souvenez-vous de ce qui suit :
L'article 20-609 du code d'éthique de la ville vous interdit, que vous soyez un employé rémunéré ou non, à temps plein ou à temps partiel, de divulguer ou de mettre à disposition, directement ou indirectement, des informations confidentielles sur les biens, le gouvernement ou les affaires de la ville afin de promouvoir vos intérêts financiers ou ceux d'une autre personne.
Puis-je discuter avec les entreprises qui font affaire avec la Ville au sujet d'un éventuel emploi futur ?
Il peut s'agir d'un conflit d'intérêts financier si votre emploi à la Ville vous met en position de prendre une décision ou de prendre des mesures concernant cette entreprise. Il existe des exigences de divulgation si :
Si tel est le cas, vous devez divulguer votre intérêt financier dans l'entreprise et vous disqualifier de toute décision ou action à ce sujet. Les articles 20-607 et 20-608 du code d'éthique l'exigent.
Le conseil d'éthique a également indiqué qu'il est interdit aux employés de la Ville de postuler ou d'accepter un emploi dont le poste lui-même serait financé par un contrat municipal. Pour plus d'informations sur ces directives, consultez la section 10-102 de la charte de la ville ou contactez le conseil d'éthique.
Y a-t-il des restrictions concernant mon emploi après City ?
Les règles d'éthique de l'État et de la ville vous interdisent d'utiliser votre position dans la ville pour promouvoir vos intérêts commerciaux si vous cessez de travailler pour la ville. Ces lois s'appliquent, que vous ayez ou non l'intention d'exploiter votre ancien poste municipal dans le cadre de votre nouvel emploi.
Pour plus d'informations sur ces restrictions après l'embauche, veuillez consulter le document La vie après la ville élaboré par le Conseil d'éthique, le Bureau administratif principal et le Bureau du chef de l'intégrité.
Qui doit déposer des formulaires de déclaration de situation financière annuels ?
De nombreux employés et fonctionnaires de la Ville sont tenus de remplir entre un ou deux formulaires de déclaration de situation financière chaque année, en fonction de leur titre et de leurs responsabilités. Les formulaires couvrent l'année civile et doivent être remplis le 1er mai de l'année suivant l'année du rapport. Le conseil d'éthique de la Ville communiquera avec vous si vous devez déposer un formulaire de déclaration de situation financière. Le personnel vous fournira des détails sur les formulaires que vous devez déposer, la date d'échéance des formulaires et la manière de terminer le processus.
Pourquoi dois-je déposer des formulaires de déclaration de situation financière annuels ?
Les formulaires de divulgation financière rendent publics les conflits d'intérêts financiers potentiels. L'État et la ville exigent la divulgation des sources de revenus directes ou indirectes de certains employés et fonctionnaires de la ville. Vous pouvez en savoir plus sur la divulgation financière sur le site Web du Conseil d'éthique.
Puis-je consulter les formulaires de déclaration de situation financière soumis par les employés et les fonctionnaires de la Ville ?
Oui, vous pouvez rechercher des déclarations de situation financière à l'aide de la fonction de recherche de déclarations de situation financière. Des copies en ligne des formulaires de déclaration de situation financière sont disponibles pour :
Pour consulter les formulaires de déclaration de situation financière de toute personne ne faisant pas partie de ce groupe, contactez le département des archives.
Comment puis-je me renseigner sur les possibilités de contrats avec la Ville ?
Pour en savoir plus sur les contrats avec la Ville, visitez le service des achats et eContractPhilly.
Puis-je présenter le produit ou le service de mon entreprise à la Ville ?
Oui, les responsables municipaux veulent connaître les biens ou les services qui pourraient profiter à la ville et à ses résidents. Vous pouvez contacter l'employé municipal approprié par courriel ou par courrier avec une description de votre produit ou service. Si l'employé souhaite obtenir de plus amples informations, il peut demander à vous rencontrer pour plus de détails.
Notez ce qui suit pour la discussion des propositions commerciales :
Si l'employé décide que le produit ou le service que vous proposez pourrait profiter à la Ville :
Comment puis-je exprimer ma reconnaissance pour le travail d'un employé de la Ville ?
Tous les employés de la ville sont soumis à l'ordonnance sur les cadeaux, et la plupart sont soumis au décret sur les cadeaux. Ces règles relatives aux cadeaux interdisent aux employés d'accepter des espèces et des cartes-cadeaux et imposent des restrictions supplémentaires sur les cadeaux provenant de sources interdites et restreintes. Au lieu d'offrir un cadeau, nous vous recommandons d'envoyer une note de remerciement ou un e-mail à l'employé. Vous pouvez également aviser le chef du ministère ou de l'organisme.
Puis-je inviter un représentant de l'administration à un événement sponsorisé par mon entreprise ou mon organisation ?
Cela dépend du type d'événement, du fournisseur et du rôle de l'employé.
Le décret 10-16 interdit aux vendeurs d'offrir des cadeaux aux employés et aux agents de la ville. Cela inclut :
Cette interdiction s'applique aux fournisseurs qui :
Les fournisseurs qui enfreignent ce décret s'exposent à une radiation ou à d'autres sanctions.
Parfois, des particuliers ou des organisations parrainent des événements auxquels ils aimeraient qu'un représentant ou un employé de la Ville assiste. Les exemples incluent une conférence d'affaires ou l'ouverture d'une exposition d'art. Ce type d'invitation peut profiter à un fonctionnaire ou à un employé. Mais s'il est également dans l'intérêt de la ville que le fonctionnaire ou l'employé assiste à l'événement, il peut également s'agir d'un « cadeau à la ville ».
Dans ces cas :
Contactez le Bureau du responsable de l'intégrité si vous avez des questions ou si vous êtes invité à effectuer un examen.
Que dois-je faire si un fonctionnaire ou un employé de la Ville, un entrepreneur municipal ou quelqu'un d'autre suggère que je doive apporter une contribution politique ou un autre avantage (cadeau, service, argent, etc.) pour faire affaire avec la Ville ou obtenir un service de la Ville ?
Contactez le Bureau de l'inspecteur général dès que possible. Il est facultatif de rester anonyme lorsque vous signalez une fraude, un gaspillage, un abus ou une mauvaise gestion des fonds de la Ville.