Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2009
Dernière mise à jour : 5 mars 2025
La ville de Philadelphie a adopté une politique visant à se conformer à la Loi 3 du Commonwealth de 2008, 65 P.S. §§ 67.101 et suivants. , communément appelée Loi sur le droit à l'information. À certaines exceptions près, les membres du public ont le droit d'inspecter et/ou de copier les documents publics sur demande écrite.
1. Définitions
Loi sur le droit de savoir. Loi 3 de 2008, 65 P.S. §§ 67.101 et suivants
Jour ouvrable Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, sauf les jours où la ville de Philadelphie, le bureau principal du département juridique ou le bureau, le département, le conseil ou la commission auxquels une demande est soumise sont fermés. Aux fins de cette politique d'ouverture des dossiers, les agences municipales sont fermées lorsque l'une des conditions suivantes s'applique :
- La ville, le service juridique ou le département, le conseil, le bureau ou la commission municipal en question fonctionnent sur la base des « services essentiels uniquement » ;
- La ville, le bureau principal du service juridique ou le service, le conseil, le bureau ou la commission municipal en question sont fermés pendant quatre heures ou plus pendant les heures normales de bureau ; ou
- La ville, le bureau principal du service juridique ou le service municipal, le conseil, le bureau ou la commission concernés ferment leurs portes pendant une partie des heures normales de bureau en cas d'urgence.
Dossier public. Tout document qui répond à la définition générale du « document public » énoncée dans la loi sur le droit à l'information et qui ne relève d'aucune des exceptions qui y sont énoncées, étant donné que la définition et les exceptions sont modifiées de temps à autre et que la définition et les exceptions sont interprétées par les tribunaux des États, fédéraux et/ou locaux.
Officier des dossiers ouverts. Un fonctionnaire ou un employé de la ville de Philadelphie a officiellement été chargé de recevoir, de suivre et de répondre aux demandes d'informations en vertu de la loi sur le droit à l'information. La ville de Philadelphie peut désigner un responsable adjoint ou secondaire des dossiers ouverts pour agir en l'absence d'un responsable des dossiers ouverts.
Demandeur. Personne qui demande un enregistrement en vertu de la loi sur le droit à l'information.
Bureau des archives ouvertes. Le Bureau d'État, relevant du Département du développement économique et communautaire, comme expliqué au §1310 de la loi sur le droit à l'information. Le Bureau des archives ouvertes est chargé de nombreuses tâches, notamment (mais sans s'y limiter) : émettre des avis consultatifs ; former les agences de formation et les employés du secteur public ; affecter des agents d'appel chargés de revoir les décisions ; et effectuer un examen semestriel des frais autorisés en vertu de la loi sur le droit à l'information.
2. Responsable des dossiers ouverts
Veuillez trouver ci-dessous le responsable des dossiers ouverts spécifique à chaque département, conseil, bureau ou commission de la ville. Si aucun responsable des dossiers ouverts n'est répertorié, veuillez adresser la demande au responsable des dossiers ouverts du service juridique de la ville (Bureau du procureur de la ville). Veuillez indiquer le service municipal, le conseil, le bureau ou la commission auprès desquels la demande vise à obtenir des dossiers. Veuillez noter que certains élus indépendants, y compris le bureau du procureur de district, peuvent avoir leurs propres politiques distinctes. Vous devriez consulter leurs sites Web respectifs pour obtenir des informations spécifiques à leurs bureaux, y compris des informations concernant leurs responsables des dossiers ouverts respectifs.
Le service juridique de la ville n'est pas autorisé à accepter les demandes de droit à l'information au nom du procureur du district de Philadelphie. Le Bureau du procureur de district applique une politique distincte en matière de dossiers ouverts ; les demandes concernant ce bureau doivent être adressées au responsable des dossiers ouverts du bureau du procureur de district.
Diriger les demandes :
- Le service juridique de la ville représente la ville sur toutes les questions relatives au droit à l'information. Les demandes émanant d'avocats ou de cabinets d'avocats doivent être adressées au responsable des dossiers ouverts du service juridique de la ville et doivent indiquer le bureau, le département, le conseil et/ou la commission auprès desquels la demande vise à obtenir des dossiers.
- Enregistrements audio/vidéo du service de police de Philadelphie — Les demandes d'enregistrements audio, visuels ou vidéo émanant du service de police de Philadelphie doivent être faites en personne ou par courrier certifié en suivant les instructions du 42 Pa.C.S.A. § 67A (3) (alias Loi 22). Ces demandes ne sont pas traitées dans le cadre du RTKL. Voir 42 Pa.C.S.A. § 67A (2) (a) ; 65 P.S. §§ 67.305, 67.3101.1. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour faire une demande en vertu de la Loi 22. Les demandes en vertu de cette loi doivent être adressées à : Lieutenant Barry Jacobs, département de police de Philadelphie, section des dossiers ouverts et du droit à l'information, bâtiment des services publics de Philadelphie, 400 N. Broad St., 4W-72, Philadelphie, Pennsylvanie 19130.
- Rapports de sécurité publique — Des copies des dossiers de sécurité publique sont disponibles en dehors du processus RTK directement auprès du Département des archives. Veuillez les déposer conformément aux instructions en ligne en fonction du type de dossier de sécurité publique que vous recherchez. Des informations générales et des formulaires de demande de rapport spécifiques sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.phila.gov/services/crime-law-justice/get-a-copy-of-a-public-safety-report/
- Les rapports spécifiques disponibles dans le cadre de ce processus incluent :
- Rapports d'incidents ou d'infractions de la police
- Rapports sur les incendies
- Rapports des services médicaux d'urgence (EMS)
- Vérifications des dossiers de police
- Les rapports spécifiques disponibles dans le cadre de ce processus incluent :
- Rapports d'accidents de la circulation — Vous pouvez obtenir des rapports d'accidents de la route (également appelés rapports d'accidents) en ligne en utilisant le portail en ligne à l'adresse https://crashreports.phila.gov/
Veuillez adresser votre demande au responsable des archives ouvertes de la ville concerné :
3. Procédure
La loi sur le droit à l'information exige que la ville de Philadelphie donne suite à chaque demande écrite non anonyme lorsqu'elle est faite en personne, par courrier, par télécopie ou par e-mail. La loi sur le droit à l'information n'oblige pas la ville de Philadelphie à donner suite à une demande orale, et la ville de Philadelphie doit refuser d'accepter les demandes orales. En outre, la loi sur le droit à l'information n'oblige pas la ville de Philadelphie à donner suite à une demande anonyme, et la ville de Philadelphie refusera d'honorer une demande anonyme. Enfin, en raison des risques liés à la sécurité informatique, la ville de Philadelphie n'acceptera pas les demandes dans lesquelles les détails des dossiers recherchés sont soumis exclusivement par hyperlien, et les dossiers pertinents ne seront pas téléchargés sur un hyperlien externe (en dehors de phila.gov) avant d'avoir pris des dispositions préalables et expresses avec le département juridique.
Conformément à la loi sur le droit à l'information, le Bureau des archives ouvertes de l'État a créé et publié sur son site Web un formulaire standard à l'échelle de l'État, qui doit être accepté par la ville de Philadelphie pour déposer une demande. (https://www.openrecords.pa.gov/RTKL/Forms.cfm).
À compter du 1er février 2012, la ville de Philadelphie exige que le formulaire standard soit utilisé à l'échelle de l'État pour la soumission des demandes relatives au droit de savoir, et ne considérera pas une demande comme une demande écrite conformément à la loi sur le droit à l'information, sauf si la demande est soumise sur ou avec le formulaire standard à l'échelle de l'État. Depuis le 1er février 2012, la ville de Philadelphie considère toute demande non soumise sur ou avec le formulaire standard à l'échelle de l'État comme une demande informelle non soumise à la loi sur le droit à l'information. [1] Si un demandeur soumet une demande sur ou avec le formulaire standard à l'échelle de l'État après avoir soumis une demande informelle pour les mêmes documents (ou des documents similaires), la ville de Philadelphie considérera que la demande informelle a été retirée. La ville de Philadelphie se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'exiger une demande écrite conformément à la loi sur le droit à l'information avant de publier des documents. Une copie du formulaire standard à l'échelle de l'État figure à la fin de cette politique.
La loi sur le droit de savoir définit diverses spécifications concernant le contenu d'une demande écrite. Pour être considérée comme une demande écrite en vertu de la loi sur le droit à l'information et de la politique d'ouverture des dossiers de la ville de Philadelphie, la demande doit être :
- Dirigé vers le responsable des dossiers ouverts approprié,
- Soumis sur ou avec le formulaire standard à l'échelle de l'État, et
- Contient au moins les informations suivantes :
-
- Nom du demandeur ;
- les coordonnées du demandeur (adresse e-mail ou adresse physique du demandeur) ; et
- Documents recherchés, identifiés ou décrits avec suffisamment de précision pour permettre à la ville de Philadelphie de déterminer quels documents sont demandés.
En vertu de la loi sur le droit à l'information, la ville de Philadelphie a le devoir de faire un effort de bonne foi pour déterminer si le ou les documents demandés sont publics et de répondre le plus rapidement possible dans les circonstances existant au moment de la demande ; ce délai ne doit pas dépasser cinq jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande par le responsable des dossiers ouverts concerné. La loi prévoit qu'une réponse finale ou intermédiaire doit être fournie au demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant la date de réception par le ministère, le conseil, le bureau ou la commission. En l'absence de réponse dans ce délai de cinq jours, la demande de dossiers ouverts est considérée comme refusée.
La loi sur le droit à l'information et la politique de la ville de Philadelphie prévoient que les demandeurs recevront une réponse dans les cinq jours ouvrables. La loi sur le droit à l'information fournit toutefois à la ville de Philadelphie des raisons spécifiques qui peuvent être invoquées pour obtenir une seule prolongation de délai qui ne doit pas dépasser 30 jours civils. Si le 30 e jour civil tombe un jour où la ville de Philadelphie est fermée, la date limite sera le jour ouvrable suivant.
Si une prolongation est demandée et qu'aucune réponse n'est fournie au demandeur dans le délai de 30 jours, la demande de dossiers ouverts est considérée comme refusée. En outre, si la ville de Philadelphie informe le demandeur qu'elle a besoin de plus que la prolongation maximale de 30 jours, la demande est considérée comme refusée à moins que le demandeur n'ait accepté par écrit une prolongation jusqu'à la date spécifiée dans l'avis. Si le demandeur accepte la prolongation, la demande sera considérée comme refusée le jour suivant la date spécifiée dans l'avis si aucune réponse n'est fournie à cette date.
La réponse finale de la ville de Philadelphie à une demande sera :
- Accorder la demande ;
- Refuser la demande ;
- Accorder la demande en partie et la refuser en partie ; ou
- Accordez à la demande et supprimez une partie des informations fournies conformément à la loi sur le droit à l'information et/ou à toute autre loi fédérale, étatique et locale applicable.
4. Appels relatifs à des demandes rejetées
Si une demande d'accès à un dossier est refusée (en tout ou en partie) ou réputée refusée, le demandeur peut déposer un recours dans les 15 jours ouvrables suivant la date d'envoi du refus de la ville de Philadelphie, comme suit :
Dossiers autres que les dossiers d'enquête criminelle
Les appels concernant des refus liés à des demandes de dossiers autres que les casiers judiciaires doivent être adressés au Bureau des dossiers ouverts de Pennsylvanie :
Bureau des archives ouvertes du Commonwealth de Pennsylvanie
333 Market St., 16 e étage
Harrisburg, PA 17101
Dossiers d'enquête criminelle
Les appels concernant des refus liés à des demandes de casier judiciaire doivent être adressés au Bureau du procureur du district de Philadelphie dans les 15 jours ouvrables suivant la date d'envoi du refus de la ville de Philadelphie. Les appels adressés au bureau du procureur du district de Philadelphie doivent être adressés à l'adresse suivante : Bureau du procureur du district, unité des litiges civils, responsable des appels relatifs aux dossiers ouverts, Three South Penn Square, Philadelphie, Pennsylvanie 19107-3499.
Pour tous les recours administratifs
Sauf accord contraire du demandeur, le responsable des appels prendra une décision finale qui sera envoyée par courrier au demandeur et à la ville de Philadelphie dans les 30 jours suivant la réception de l'appel. Si le responsable des appels ne rend pas de décision dans les 30 jours, l'appel est réputé rejeté.
Avant qu'une décision définitive ne soit rendue, une audience peut avoir lieu. La décision du responsable des appels sera définitive. Le responsable des appels doit fournir une explication écrite des raisons de la décision au demandeur et à la ville de Philadelphie.
Dans les 30 jours suivant la date d'envoi de la décision finale de l'agent d'appel, le demandeur ou la ville de Philadelphie peuvent déposer une requête en révision ou d'autres documents, conformément à la règle de procédure, auprès de la Cour des plaids communs de Philadelphie.
6. Frais et charges
Des frais pour la duplication des dossiers ont été établis et publiés par le Bureau national des dossiers ouverts. La ville de Philadelphie facturera des frais conformément à la réglementation du Bureau des archives ouvertes de l'État.
La ville de Philadelphie se réserve le droit d'imposer des frais supplémentaires si elle engage des frais pour répondre à une demande, conformément à la loi sur le droit à l'information ; ces frais supplémentaires, lorsqu'ils sont facturés, doivent être raisonnables. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter, les frais d'accès électronique amélioré et de copies certifiées de documents.
Loi 22 : demandes d'enregistrements audio/vidéo émanant du département de police de Philadelphie
Conformément au 42 Pa.C.S. § 67A05 (d), le département de police de Philadelphie a établi les frais suivants pour les frais engagés dans le traitement des demandes fondées sur la loi 22 qui sont accordées ou accordées en partie :
- 125,00$ par enregistrement produit, plus 200,00$ par heure supplémentaire (au-delà de la première heure) de travail requise pour la révision, la rédaction et la production des enregistrements demandés.
- Des frais supplémentaires pouvant aller jusqu'au coût réel peuvent être imposés pour l'affranchissement ou la production via une clé USB, ou pour la production par des moyens autres que le courrier électronique ou la livraison électronique.
La Ville informera le demandeur des frais estimatifs pour la production d'enregistrements au moment de la réponse finale à la demande. Le paiement des frais est exigé au moment de la divulgation. Les frais peuvent être payés par chèque ou mandat-poste, à l'ordre de la ville de Philadelphie.
Ce barème des frais de la Loi 22 est sujet à révision et à modification périodiques.
7. Politiques et règlements écrits
La ville de Philadelphie et chaque responsable des archives ouvertes conservent le pouvoir discrétionnaire et le pouvoir d'adopter toute autre politique écrite conforme à la loi sur le droit de savoir, ainsi que ces politiques, telles que modifiées de temps à autre, qu'ils jugent nécessaires ou prudentes, conformément à la loi sur le droit à l'information.