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Processus d'audit : 750 000$ et plus

Utilisez cette page si les dépenses fédérales totales de votre organisation, toutes sources de financement fédérales confondues, sont de 750 000$ ou plus.

Vue d'ensemble

Toutes les organisations doivent soumettre :

Certaines organisations doivent soumettre :

  • Un formulaire IRS 8868 (demande d'extension).
  • Une demande de prolongation pour soumettre un rapport d'audit à la Ville.

Pour obtenir des instructions complètes, consultez les exigences relatives à la présentation des rapports d'audit pour 750 000$ ou plus.


Soumission de vos formulaires 990 et 8868 de l'IRS

Si... alors vous devez soumettre...
Vous remplissez un formulaire 990 Une copie de votre formulaire 990 dans les cinq jours suivant son envoi à l'IRS
Vous déposez un formulaire 990 ET demandez une extension
  • Une copie de votre formulaire 8868 à DHCD dans les cinq jours suivant son envoi à l'IRS, et
  • Une copie de votre formulaire 990 à DHCD dans les cinq jours suivant son envoi à l'IRS

Détails de la soumission

Vous devez soumettre une copie de votre formulaire 990 pour l'exercice financier (FY) ou l'année civile (CY) de votre organisation se terminant entre le 1er juillet 2023 et le 30 juin 2024. Votre formulaire 990 doit être :

  • Signé à la fois par un représentant de votre organisation et par le préparateur, ou
  • Ont été soumis électroniquement à l'IRS.

La date limite de l'IRS pour le formulaire 990 est basée sur la date de fin de l'exercice financier ou fiscal d'une organisation. Cela signifie que chaque organisation aura sa propre date limite pour soumettre son formulaire 990 (et son formulaire 8868, le cas échéant) au DHCD.


Comment soumettre

Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :

Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, Pennsylvanie 19107


Documenter et soumettre votre mission d'audit

Document Date limite de soumission au DHCD
Lettre de motivation pour le matériel de fiançailles 26 août 2024
Notification de l'engagement d'un auditeur indépendant 26 août 2024
Lettre d'engagement d'audit 26 août 2024
Dernière évaluation par les pairs de votre auditeur 26 août 2024

Détails de la soumission

Pour votre lettre de motivation, incluez des déclarations indiquant si :

  • Pour cet audit, votre organisation en est à la deuxième année ou aux années suivantes d'une mission d'audit pluriannuelle.
  • Votre organisation a utilisé ou utilisera toute source de fonds fédéraux transmis par le DHCD pour payer cet audit.

Votre lettre d'engagement d'audit doit être signée à la fois par votre organisation et par l'expert-comptable indépendant (IPA) engagé par votre organisation. Il devrait inclure :

  • Confirmation que l'audit sera effectué conformément au guide d'audit des sous-bénéficiaires de la ville de Philadelphie.
  • Une clause qui permet aux représentants du DHCD ou à ses représentants et/ou aux agences intermédiaires d'accéder aux documents de travail.
  • Une indication si votre audit s'inscrit dans le cadre d'une mission d'audit pluriannuelle.

Votre auditeur devrait être en mesure de vous fournir son plus récent examen par les pairs.


Comment soumettre

Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :

Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, Pennsylvanie 19107


Soumission de votre rapport d'audit

Document Date limite de soumission au DHCD
Rapport d'audit unique Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation
Formulaire de collecte de données (DCF) Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation
Lettre de gestion, le cas échéant Dans les 4 mois suivant la fin de l'exercice financier ou fiscal de l'organisation
Demande de prolongation, le cas échéant Au moins deux semaines avant la date d'échéance du rapport d'audit unique

Détails de la soumission

Vous devez soumettre les documents du rapport d'audit pour l'exercice financier (FY) ou l'année civile (CY) de votre organisation se terminant entre le 1er juillet 2023 et le 30 juin 2024.

Si l'auditeur de votre organisation a rempli une lettre de gestion, vous devez l'inclure dans votre soumission.

Si vous souhaitez demander une extension, envoyez un e-mail à dhcd.auditing@phila.gov. Assurez-vous d'inclure :

  • Une brève explication des raisons pour lesquelles vous demandez une prolongation.
  • Votre date de prolongation préférée.

Votre organisation peut être empêchée de recevoir des fonds du DHCD si vous ne respectez pas ces délais de soumission.


Comment soumettre

Soumettez une copie électronique à dhcd.auditing@phila.gov.

Soumettez deux copies papier à l'unité d'audit du DHCD à l'adresse suivante :

Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, Pennsylvanie 19107

Soumettez une copie papier au service des finances à l'adresse suivante :

Unité de comptabilité des subventions Bâtiment des services
municipaux
1401, boulevard John F. Kennedy
Chambre 1380
Philadelphie, Pennsylvanie 19102


Documenter la façon dont vous avez payé votre audit

Pour les audits financés par des fonds non fédéraux

Si votre organisation n'a pas utilisé ou ne veut pas utiliser de fonds fédéraux pour payer son audit, soumettez une déclaration pour le confirmer.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser ou de soumettre votre demande de propositions (RFP), mais nous vous encourageons à en utiliser une lorsque vous recherchez un auditeur. Pour un exemple, consultez notre exemple d'appel d'offres.

Pour les audits financés par des fonds fédéraux

Si votre organisation a utilisé ou utilisera des fonds fédéraux transmis par le DHCD pour payer son audit, vous devrez fournir des informations sur la manière dont vous avez sélectionné votre expert-comptable indépendant (IPA). Cela inclura votre demande de propositions (RFP).

Document Date limite de soumission au DHCD
Liste des IPA contactés dans le cadre d'un appel d'offres 26 août 2024
Exemple de lettre de votre organisation aux IPA 26 août 2024
L'appel d'offres de votre organisation pour les services d'audit 26 août 2024
Copies de toutes les propositions d'audit reçues 26 août 2024
Résumé du processus de sélection des IPA de votre organisation 26 août 2024

Détails de la soumission

Le résumé du processus de sélection de l'IPA de votre organisation doit décrire :

  • Les propositions d'audit que vous avez reçues.
  • Pourquoi avez-vous choisi l'IPA sélectionnée ?

Si vous avez lancé un appel d'offres, incluez :

  • Une copie de l'annonce elle-même.
  • Les noms des journaux où il a été diffusé.
  • Les dates auxquelles il a été diffusé.

Comment soumettre

Vous pouvez envoyer vos documents par voie électronique à dhcd.auditing@phila.gov. Si vous préférez envoyer des copies papier, envoyez-les à :

Unité d'audit DHCD
1234 Market St., 17e étage
Philadelphie, Pennsylvanie 19107

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