Utilice esta página si los gastos federales totales de su organización procedentes de todas las fuentes de financiación federales son de 750.000 dólares o más.
Descripción general
Todas las organizaciones deben presentar:
- Un formulario de lista de financiación del gobierno federal (SOFGF). Consulte las instrucciones para completar el SOFGF
- Un formulario 990 del IRS o una declaración que confirme que no necesita presentar uno.
- Un informe de auditoría y documentos relacionados.
- Información sobre el uso que usted hace de los fondos federales para pagar la auditoría.
Algunas organizaciones deben presentar:
- Un formulario 8868 del IRS (solicitud de prórroga).
- Una solicitud de prórroga para presentar un informe de auditoría a la ciudad.
Para obtener instrucciones completas, consulte los requisitos de envío de informes de auditoría para 750.000$ o más.
Presentar el formulario 990 y el formulario 8868 del IRS
| Si... | entonces debes enviar... |
|---|---|
| Estás presentando un formulario 990 | Una copia de su formulario 990 dentro de los cinco días posteriores a su envío al IRS |
| Está presentando un formulario 990 Y solicitando una prórroga |
|
Detalles de la presentación
Debe enviar una copia del formulario 990 para el año fiscal (FY) o el año calendario (CY) de su organización que finalice entre el 1 de julio de 2023 y el 30 de junio de 2024. Su formulario 990 debe ser:
- Firmado tanto por un funcionario de su organización como por el preparador, o
- Se han presentado electrónicamente al IRS.
La fecha límite del IRS para presentar el formulario 990 se basa en la fecha de finalización del año fiscal o el año fiscal de una organización. Esto significa que cada organización tendrá su propia fecha límite para enviar su formulario 990 (y el formulario 8868, si corresponde) al DHCD.
¿Cómo presentarlo
Puede enviar sus materiales electrónicamente a dhcd.auditing@phila.gov. Si prefiere enviar copias impresas, envíelas a:
Unidad de auditoría del DHCD
1234 Market St., piso 17
Filadelfia, Pensilvania 19107
Documentar y enviar su encargo de auditoría
| Documentar | Fecha límite de presentación al DHCD |
|---|---|
| Carta de presentación para los materiales de compromiso | 26 de agosto de 2024 |
| Notificación de contratación de un auditor independiente | 26 de agosto de 2024 |
| Carta de compromiso de auditoría | 26 de agosto de 2024 |
| La revisión por pares más reciente de su auditor | 26 de agosto de 2024 |
Detalles de la presentación
En su carta de presentación, incluya declaraciones que indiquen si:
- Para esta auditoría, su organización se encuentra en el segundo año o en el siguiente año de un encargo de auditoría plurianual.
- Su organización utilizó o utilizará cualquier fuente de fondos federales transferidos a través del DHCD para pagar esta auditoría.
Su carta de encargo de auditoría debe estar firmada tanto por su organización como por el contador público independiente (IPA) contratado por su organización. Debe incluir:
- Confirmación de que la auditoría se realizará de acuerdo con la Guía de auditoría de los beneficiarios secundarios de la ciudad de Filadelfia.
- Cláusula que permite el acceso a los documentos de trabajo por parte de los representantes del DHCD o sus personas designadas y/o de las agencias de transferencia.
- Una indicación de si su auditoría forma parte de un contrato de auditoría de varios años.
Su auditor debería poder proporcionarle su revisión por pares más reciente.
¿Cómo presentarla
Puede enviar sus materiales electrónicamente a dhcd.auditing@phila.gov. Si prefiere enviar copias impresas, envíelas a:
Unidad de auditoría del DHCD
1234 Market St., piso 17
Filadelfia, Pensilvania 19107
Envío de su informe de auditoría
| Documento | Fecha límite de presentación al DHCD |
|---|---|
| Informe de auditoría único | Dentro de los 4 meses siguientes al final del FY/CY de la organización |
| Formulario de recopilación de datos (DCF) | Dentro de los 4 meses siguientes al final del FY/CY de la organización |
| Carta de administración, si corresponde | Dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del FY/CY de la organización |
| Solicitud de prórroga, si corresponde | Al menos dos semanas antes de la fecha de presentación del informe único de auditoría |
Detalles de la presentación
Debe presentar los documentos del informe de auditoría para el año fiscal (FY) o el año calendario (CY) de su organización que finalice entre el 1 de julio de 2023 y el 30 de junio de 2024.
Si el auditor de su organización completó una carta de administración, debe incluirla en su presentación.
Si desea solicitar una prórroga, envíe un correo electrónico a dhcd.auditing@phila.gov. Asegúrate de incluir:
- Una breve explicación de por qué solicitas una prórroga.
- La fecha de prórroga que prefieras.
Es posible que su organización deje de recibir fondos del DHCD si no cumple con estos plazos de presentación.
¿Cómo enviarlos
Envíe una copia electrónica a dhcd.auditing@phila.gov.
Envíe dos copias impresas a la unidad de auditoría del DHCD en la siguiente dirección:
Unidad de auditoría del DHCD
1234 Market St., piso 17
Filadelfia, Pensilvania 19107
Envíe una copia impresa al Departamento de Finanzas a la siguiente dirección:
Edificio de Servicios
Municipales de la Unidad de Contabilidad de Subvenciones,
1401 John F. Kennedy Blvd.
Habitación 1380
Philadelphia, PA 19102
Documentar cómo pagó la auditoría
Para auditorías pagadas con fondos no federales
Si su organización no utilizó o no utilizará fondos federales para pagar su auditoría, envíe una declaración para confirmarla.
No tiene que utilizar ni enviar su solicitud de propuestas (RFP), aunque le recomendamos que utilice una cuando busque un auditor. Para ver un ejemplo, consulte nuestro ejemplo de RFP.
Para auditorías pagadas con fondos federales
Si su organización utilizó o utilizará fondos federales transferidos a través del DHCD para pagar su auditoría, tendrá que enviar información sobre cómo seleccionó a su contador público independiente (IPA). Esto incluirá su solicitud de propuestas (RFP).
| Documento | Fecha límite de presentación al DHCD |
|---|---|
| Lista de IPA contactadas para la solicitud de propuestas | 26 de agosto de 2024 |
| Ejemplo de la carta de su organización a las IPA | 26 de agosto de 2024 |
| La RFP de su organización para los servicios de auditoría | 26 de agosto de 2024 |
| Copias de todas las propuestas de auditoría recibidas | 26 de agosto de 2024 |
| Resumen del proceso de selección de la IPA de su organización | 26 de agosto de 2024 |
Detalles de la presentación
El resumen del proceso de selección de la IPA de su organización debe describir:
- Las propuestas de auditoría que recibió.
- Por qué eligió la IPA seleccionada.
Si publicaste un anuncio de RFP, incluye:
- Una copia del propio anuncio.
- Los nombres de los periódicos en los que se publicó.
- Las fechas en que se publicó.
¿Cómo enviar
Puede enviar sus materiales electrónicamente a dhcd.auditing@phila.gov. Si prefiere enviar copias impresas, envíelas a:
Unidad de auditoría del DHCD
1234 Market St., piso 17
Filadelfia, Pensilvania 19107