La unidad de cuentas por pagar del Departamento de Servicios de Flota (Fleet) procesa los pagos para presentarlos al Departamento de Finanzas. También mantenemos y supervisamos a más de 100 proveedores mediante la revisión y conciliación de las declaraciones de los proveedores. Además, investigamos y resolvemos las discrepancias en los precios y revisamos todas las facturas para obtener la documentación adecuada y su aprobación antes del pago.

Fleet tiene un programa de aprendizaje de élite. Capacita y prepara a estudiantes de secundaria para carreras gratificantes en la industria automotriz.

Este programa beneficia tanto a los estudiantes como a Fleet. Los estudiantes de secundaria reciben una paga y experiencia práctica mientras obtienen un diploma de escuela secundaria. También están preparados para una exitosa carrera en la Ciudad. Fleet se beneficia al contratar empleados que tienen la experiencia y las habilidades necesarias para cumplir su misión.

Para poder optar a pasantías remuneradas en una de las instalaciones de mantenimiento y reparación de Fleet, los estudiantes deben:

• Completar su segundo año.
• Participe en el programa automotriz de su escuela.
• Cumple con otros criterios del programa.

Durante la pasantía remunerada, los estudiantes trabajan a tiempo completo durante las vacaciones escolares y a tiempo parcial cuando hay clases. Bajo la guía de un mentor/técnico de rendimiento completo, los estudiantes aprenden habilidades del oficio.

Una vez que los estudiantes se gradúan de la escuela secundaria, son nombrados aprendices de automoción a tiempo completo para ocupar el puesto de aprendiz de automoción en la administración pública.

El programa ha tenido éxito a lo largo de los años. Muchos participantes han ascendido a puestos de técnicos y supervisores de pleno rendimiento.

Para obtener más información sobre este programa, los estudiantes deben comunicarse con su instructor automotriz.

La Unidad de Presupuesto es el centro financiero de Fleet, que tiene un presupuesto operativo anual de unos 80 millones de dólares. Preparamos:

• Presupuestos operativos y objetivos.
• Informes trimestrales de actualización del presupuesto.
• Diversos informes financieros.

También somos responsables de:

• Conciliar el efectivo para gastos menores con los extractos bancarios.
• Iniciar y conciliar las transferencias de gastos.
• Depositar todos los cheques.
• Elaboración de varios contratos y órdenes de compra diversas.
• Coordinar el estacionamiento en la calle y fuera de la calle.

La unidad de Presupuesto también se ocupa de las infracciones de estacionamiento y de tráfico en semáforo en rojo para todos los vehículos propiedad de la Ciudad. Enviamos notificaciones de infracción a todos los departamentos. Los conductores pagan todas y cada una de las multas.

La unidad de la Oficina de Control de Calidad (BQA) de Fleet es responsable de la adquisición, especificación, adquisición y documentación de todos los vehículos propiedad de la Ciudad. Esto incluye vehículos y equipos para todos los departamentos de la ciudad, incluidos, entre otros:

• Policía.
• Incendios.
• Saneamiento.
• Oficina del Director General.
• Oficina de Manejo de Emergencias.
• Agua.
• Parques y recreación.

BQA se asegura de que los vendedores suministren a la Ciudad los vehículos adecuados de manera oportuna y a un costo que le permita ahorrar dinero a la Ciudad.

BQA también es responsable de la administración de la garantía y la retirada de todos los vehículos propiedad de la Ciudad. BQA verifica que la garantía y las reparaciones retiradas del mercado se completen a tiempo. También nos aseguramos de que todos los fondos relacionados con las reparaciones se reembolsen a la Ciudad.
La Unidad de BQA es responsable de las reparaciones de las instalaciones en:

• 16 instalaciones de reparación de flotas
• 60 sitios de combustible de propiedad municipal
• Más de 102 tanques subterráneos y aéreos.

La unidad de gestión de materiales supervisa la cadena de suministro de la flota y de las 16 tiendas. Supervisamos:

• Contratos de servicio de vehículos.
• Compra de piezas.
• Calidad y cantidad del inventario.

La función de la unidad incluye:

• Redacción de las especificaciones del contrato.
• Abastecimiento y monitoreo de proveedores.
• Investigación, revisión y pedido de piezas.
• Supervisar el presupuesto de inventario.
• Revisión y compra de software de diagnóstico.
• Gestión del proceso de pedido.

Materials Management trabaja en estrecha colaboración con el personal de Fleet Shop, la comunidad de vendedores y otros enlaces con las agencias municipales. También nos asociamos regularmente con Adquisiciones, Derecho, Finanzas y la oficina del Contralor para ofrecer el mejor servicio posible.

La unidad de compras adquiere los materiales necesarios para las operaciones diarias del Departamento de Servicios de Flota. Supervisamos los contratos para asegurarnos de que los proveedores cumplan con las políticas. También creamos y rastreamos órdenes de compra y gestionamos las solicitudes de efectivo para gastos menores. La Unidad de Compras interactúa con la Oficina del Director de Finanzas, Adquisiciones y la comunidad de proveedores.

Fleet participa en varias ferias de empleo en un esfuerzo por localizar e identificar a personas calificadas que estén interesadas en una carrera en la industria automotriz. Póngase en contacto con nosotros en fleetconnection@phila.gov

La unidad de capacitación se asegura de que los empleados reciban la capacitación adecuada para que puedan realizar sus trabajos de manera segura y eficiente. Algunas capacitaciones se llevan a cabo in situ en el Centro de Capacitación de Fleet, en el 3900 de la calle Richmond. Esta instalación está totalmente equipada para dar cabida a varios tipos de entrenamiento. El centro de mantenimiento y reparación adyacente ofrece más oportunidades de entrenamiento práctico.