يجب على التجار إخطار الموزعين بأنهم في فيلادلفيا وأن المشروبات المحلاة الموزعة عليهم مغطاة بضريبة فيلادلفيا للمشروبات. تحتفظ المدينة بقائمة الموزعين المسجلين الرسميين. لإكمال هذا المطلب، يجب على الوكيل إرسال الموزعين:

• نموذج الإعفاء من ضريبة المبيعات الخاص بهم من خلال بيع السلطة الفلسطينية لإعادة البيع مع عنوان فيلادلفيا، أو
• نموذج إخطار الوكيل، المقدم من إدارة الإيرادات.

يجب أن يتم ذلك عندما تبدأ علاقة عمل جديدة، وعلى الأقل سنويًا بعد ذلك.

لا يُطلب من التجار الذين لديهم مواقع متعددة في فيلادلفيا إرسال إشعارات منفصلة إلى موزعيهم لكل موقع - يكفي واحد. ومع ذلك، إذا كانت بعض مواقعهم خارج المدينة، فيجب عليهم تنبيه الموزع بشأن المشروبات التي سيتم بيعها في المدينة والتي لا يتم بيعها. بهذه الطريقة، يتجنب الموزع الضرائب على المنتجات المخصصة للبيع بالتجزئة خارج فيلادلفيا.

عند تلقي إشعار من تاجر المشروبات المحلاة، يجب على الموزع تأكيد تسجيله لتقديم ودفع PBT. يقدم الموزعون هذا التأكيد باستخدام نموذج تأكيد الموزع المقدم من إدارة الإيرادات.

يمكن أن تكون شهادة الإعفاء من ضريبة المبيعات للسلطة الفلسطينية بمثابة الإخطار المطلوب. إذا كان لدى الموزع شهادة إعفاء مسجلة لتاجر يحمل عنوانًا في فيلادلفيا، فيجب على الموزع:

• أرسل تأكيدًا إلى الوكيل بأنه الموزع المسجل، و
• قم بتقديم ملف الضريبة ودفعها عبر الإنترنت.

يجب على الموزعين تسجيل كل معاملة من المشروبات المحلاة على فواتيرهم الخاصة، أو ملحق الفاتورة المقدم من إدارة الإيرادات. يجب على الموزعين تسجيل:

• حجم المشروبات الخاضعة للضريبة الموزعة و
• مبلغ الضريبة المستحقة.

يمكن تقديم المعلومات كإجمالي إجمالي أو حسب العنصر.

لدى بعض التجار مواقع داخل وخارج فيلادلفيا، لكن PBT تغطي فقط المشروبات المعدة للبيع في المدينة. يجب على الموزع أن يطلب من التجار الذين لديهم مواقع متعددة توضيح مقدار طلباتهم التي سيتم الاحتفاظ بها للبيع بالتجزئة في فيلادلفيا.

إذا فشل الوكيل في التوضيح، يجب أن يفترض الموزع أن 100٪ من المنتج خاضع للضريبة. إذا تلقى الموزع معلومات الطلب المحدثة بعد تقديم الإرجاع، يمكن للموزع تقديم إرجاع معدل.

يجب على التجار الاحتفاظ بالفواتير في الملف لمدة ست سنوات على الأقل.

التاجر الذي لا يستطيع تقديم المستندات المطلوبة أثناء الفحص، أو تقديم مستندات غير صالحة، يخاطر باتخاذ إجراءات قانونية. يمكن أن تشمل الإجراءات القانونية غرامة عدم الامتثال البالغة 1,000 دولار وتعليق ترخيص النشاط التجاري الخاص بهم.

يتحمل التجار الذين يبيعون المشروبات المحلاة في متاجر التجزئة في فيلادلفيا ويفشلون في إخطار موزعيهم مسؤولية الدفع، بالإضافة إلى أي رسوم وعقوبات لعدم الامتثال.

لاحظ أن الوكيل قد يقرر أن يكون «تاجرًا مسجلاً» أو «تاجرًا خاصًا». يوافق الوكيل المسجل على تحمل جميع التزامات الموزع، بما في ذلك إيداع ودفع PBT. الوكيل الخاص هو تاجر يتم منحه تنازلاً خاصًا من قبل إدارة الإيرادات لشراء مشروب محلى معين من شخص آخر غير الموزع المسجل. ونتيجة لذلك، يتحمل الوكيل الخاص مسؤولية تسجيل ودفع PBT على هذا المشروب المحدد.

يمكن للتجار الذين لا يوافقون على تقييم تدقيق PBT تقديم استئناف إلى مجلس مراجعة الضرائب.